جدول المحتويات

لماذا من المهم إنشاء تقارير الأداء؟  – 2 –

كيف يمكن إعداد تقرير الأداء؟  – 4 –

1. حدد الجمهور المستهدف وأهداف التقرير  – 4 –

2. مصدر البيانات   – 4 –

اسأل المرحلة  – 4 –

مرحلة التحضير   – 5 –

مرحلة العملية  – 5 –

3. تحليل بيانات الأداء  – 5 –

4. تحديد حالة الأداء  – 6 –

5. اكتسب المزيد من السياق   – 6 –

6. تلخيص التقرير وتجميعه  – 6 –

7. قم بتدقيق التقرير  – 6 –

ما هي تقارير الأداء التي يجب أن تتضمنها؟  – 8 –

أنواع تقارير الأداء  – 9 –

1. تقرير الحالة  – 9 –

2. تقرير مرحلي   – 9 –

3. تقرير الاتجاه  – 9 –

4. تقرير التباين   – 9 –

5. تقرير القيمة المكتسبة  – 10 –

أمثلة على تقرير الأداء  – 11 –

كل منظمة لديها أهداف وتوقعات ذكية Smart Goals تسعى جاهدة لتحقيقها بحلول نهاية فترات زمنية معينة.

تستند هذه الأهداف والغايات إلى تنفيذ المشاريع وتنفيذ أهداف استراتيجية موثقة جيدا.

تقوم المنظمات الذكية أيضا بتتالي وتنزيل الاهداف من المستوى الاستراتيجي الى التنفيذي ثم التشغيلي ثم أهداف ومؤشرات يومية، وتفكيك الأهداف الاستراتيجية إلى أهداف تشغيلية على مستوى الإدارات ثم كل هدف يفكك الى أهداف ومؤشرات على مستوى الموظف نفسه تدخل ضمن عملية تقييم أداء الموظف في تحقيق أهدافه التي بشكل تلقائي سوف تحقق الهدف الاستراتيجي) هذه الأهداف والتوقعات لكل موظف وإدارة.

تعبر تقارير الأداء عن مدى نجاح المنظمة في تحقيق أهدافها في غضون فترة محددة. 

تقارير الأداء مهمة للغاية بالنسبة للمنظمات على جميع المستويات. كما قال بيتر دراكر الشهير، “لا يمكنك تحسين ما لا تقيسه.”

في هذه المقالة، نتعمق في تقارير الأداء، بما في ذلك الأنواع والتعليمات خطوة بخطوة حول إنشاء التقارير.

لماذا من المهم إنشاء تقارير الأداء؟

تشمل فوائد تقارير الأداء ما يلي:

• المساعدة في صنع القرار: تمكن القادة من اتخاذ قرارات استراتيجية استنادا إلى الأفكار المستخرجة من البيانات. حيث أن البيانات الأساسية بعد جمعها وتنظيفها وتحليلها تتحول إلى معلومات من شأنها دعم اتخاذ القرار أو على العكس بنقض قرار كان يعتقد أنه صحيح.
• الشفافية: تتولد ثقافة الثقة من خلال التقييمات والتقييمات الشفافة. ويمكن أن تكون بمثابة مرجع للتقييمات الحالية والمستقبلية.
• التواصل: تساعد تقارير الأداء على مشاركة التحديثات حول أداء ومخرجات المشاريع مع أصحاب المصلحة المعنيين داخل وخارج المنظمة.
• تحديد الفجوات: تساعدك تقارير الأداء على تقييم الأسئلة الحيوية والإجابة عليها. هل نقوم بعمل رائع من الناحية المالية؟ هل نحن على الطريق الصحيح لإكمال المشروع ضمن الجدول الزمني المنصوص عليه؟ هل يفي الموظفون أو الإدارات بمؤشرات الأداء الرئيسية المتفق عليها؟ هل الاستراتيجيات التي اعتمدناها تعمل؟ تساعدك الإجابات على هذه الأسئلة على تحديد مجالات الأداء الضعيفة من وجهة نظر الاستراتيجية والموظف والقسم.
• الامتثال التنظيمي: تتطلب الجهات التنظيمية بعض تقارير الأداء. على سبيل المثال، تطلب مصلحة الضرائب من المنظمات غير الربحية تقديم عائد معلومات سنوي. إن إنشاء تقارير الأداء بانتظام يجعل من السهل تقديم مثل هذه الإشعارات.
• مقارنة مع المنظمات على نفس مستوى المجال.

كيف يمكن إعداد تقرير الأداء؟

تقارير الأداء هي فن وعلم على حد سواء. تتطلب هذه التقارير البحث في البيانات، ووضع البيانات في سياقها، وإنشاء تصورات، وتربط كل شيء معا بشكل متماسك وبديهي.

لإنشاء تقرير أداء، هذه هي الخطوات التي يجب اتخاذها:

1. حدد الجمهور المستهدف وأهداف التقرير

لمن تقوم بإعداد التقرير، ولماذا؟ عادة ما يحدد أصحاب المصلحة كيفية تقديم التقرير. في كثير من الأحيان، تعطي التقارير المقدمة إلى المديرين التنفيذيين نظرة عامة رفيعة المستوى، إلا إذا طلبوا خلاف ذلك. وقد يتطلب الشركاء في تمويل المشاريع تقارير من نوع مختلف تركز على الجوانب المالية، والشركاء في الغايات والأهداف التنموية تقارير تتعلق بالجانب التنموي ومدى الإستدامة، أما أصحاب المصلحة في جانب المراجعة والتدقيق يتطلبون تقارير مفصلة عن الجوانب القانونية والنظامية والحوكمة.

كما أن توضيح أهداف التقرير يضمن لك البقاء على المسار الصحيح وتضمين المعلومات ونقاط البيانات ذات الصلة بالهدف النهائي فقط وإدارة أصحاب المصلحة بشكل ممتاز. فلايمكن إعداد تقارير بتفاصيل مالية دقيقة ومشاركته مع الجهة التنظيمية التي تهتم بجوانب الحوكمة في تنفيذ المشروع.

2. مصدر البيانات

بعد أن تم تحديد الهدف من التقرير، تأتي مرحلة تجميع البيانات الأولية وتنظيفها وتصنيفها ليسهل معالجتها وإنتاج المعلومات الدقيقة والمطلوبة التي ستحتاجها ليتم تضمينها في التقرير وتمثيلها برسوم بيانية.

يمكنك التفكير في هذه الخطوة على ثلاث مراحل:

• مرحلة التحضير والسؤال
• مرحلة الإعداد والتجهيز
• مرحلة التحليل وإصدار التقرير

مرحلة التحضير والسؤال

في مرحلة “التحضير”، تطرح الأسئلة وتستحضر المعلومات. أنت تستخدم هذه الخطوة للحصول على وضوح بشأن ما يجب تضمينه في التقرير. يمكنك أن تسأل الأطراف التي تعد التقرير عما يريدون رؤيته في نفس الوقت.

هل الهدف من التقرير واضح؟ هل المعلومات المطلوبة يمكن جمعها؟ هل المعلومات المجمعة ذات علاقة بالهدف؟

مرحلة الإعداد والتحضير

في هذه المرحلة، تقوم بجمع جميع البيانات التي تحتاجها. قد توجد البيانات في مصادر متعددة وتنسيقات مختلفة. قد يكون بعضها في قاعدة البيانات، أو على أوراق إكسل، أو منتج SAAS. وأنظمة ERP، قد يكون بعضها صعب الحصول عليه إنا لسريته أو خصوصيته أو صعوبة فهمه ومعالجته.

مرحلة التحليل وإصدار التقرير

في هذه المرحلة، تقوم بإعداد البيانات للتحليل. وتتضمن هذه الخطوة تنظيف البيانات وحذف القيم الشاذة وغير الصحيحة، والتأكد من أن الأعمدة تحتوي على التنسيقات الصحيحة من حيث أن تكون نصية أو رقمية أو ذات تنسيق زمني، ونوع البيانات، وأكثر من ذلك. تضمن هذه الخطوة أن تكون نتيجة تحليلك وتقييمك موثوقة.

3. تحليل بيانات الأداء

في هذه الخطوة، تقوم بتقييم مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس الرئيسية المتعلقة بهدف التقرير. أنت تقارن معايير الصناعة. أنت تحسب النسب المئوية والنسب والنمو على أساس سنوي والمزيد.

من الجيد أيضا أن يكون لديك عنوان قاطع (مثل ممتاز، أو جيد جدا، أو جيد، أو ضعيف، أو ضعيف جدا) لتقييم البيانات النوعية والبيانات الكمية غير المالية.

هذه أيضا هي الخطوة التي تقوم فيها بإنشاء صورك. هناك بعض الاعتبارات عند تصميم التصورات، مثل اللون، واختيار الرسوم البيانية والرسوم البيانية، والملصقات، والعناوين الرئيسية، وإمكانية الوصول، والمزيد.

لن نتناول ذلك في هذه المقالة، ولكن لاحظ أن اختياراتك تؤثر على كيفية تفسير شخص ما للمرئيات. على سبيل المثال، من الأفضل تقديم أداء الأعمال بمرور الوقت كرسم بياني خطي بدلا من الرسم البياني الشريطي.

4. تحديد حالة الأداء

ينبغي أن يستند تحديد الوضع الأحمر/الأصفر/الأخضر إلى التعاريف القياسية المقبولة تنظيميا.

بشكل عام، يعني Green أن الفريق راض عن أداء المشروع الحالي ويتوقع استمراره. الأصفر يعني أن الأداء الحالي لا يرقى إلى مستوى التوقعات، ولكن يتم إحراز تقدم فعلي.

الأحمر يعني أن الأداء الحالي يقصر ويتطلب مبادرات وموارد لدفع التحسين.

5. اكتسب المزيد من السياق

العودة إلى الأطراف ذات الصلة لمناقشة النتائج معهم. خلال هذه المرحلة، يمكنك تحدي جميع افتراضاتك ونظرياتك.

يمكن للأطراف المتأثرة تقديم “السبب” وراء بعض الأرقام. البيانات بدون سياق لا قيمة لها عمليا. لماذا تأخر المشروع؟ لماذا كان لدينا المزيد من رفض المنتجات أو الشكاوى هذا الشهر؟

6. تلخيص التقرير وتجميعه

تلخيص التقرير وتجميعه بالكمية المناسبة من التفاصيل على النحو المطلوب من قبل أصحاب المصلحة.

سيطلب بعض أصحاب المصلحة نظرة عامة رفيعة المستوى، في حين يفضل البعض إجراء تقييم عميق للأداء.

تريد المجموعة الأخيرة معرفة السبب ومتى وكيف وماذا ومن والحل، في حين أن المجموعة الأولى تريد ببساطة أن تكون على علم بالوضع الراهن.

7. قم بتدقيق التقرير

تحقق من الأخطاء النحوية والإملائية. تأكد من كتابة التقرير بخط متماسك.

تحقق من رؤوس وعناوين جميع الرسوم البيانية والمخططات للتحقق من توافقها. يمكنك الحصول على رأي ثان للتأكد من أنك على الطريق الصحيح.

ما هي تقارير الأداء التي يجب أن تتضمنها؟

هناك أنواع مختلفة من تقارير الأداء مع العديد من المتطلبات والإحتياجات وفق للهدف من التقرير. ومع ذلك، يجب أن تتضمن معظم تقارير الأداء

• الملخص التنفيذي: Summary ملخص سريع لما ينطوي عليه التقرير والنتائج الرئيسية.
• قسم أصحاب المصلحة: يتضمن أسماء وإدارات وأدوار جميع أصحاب المصلحة المعنيين (مصفوفة أصحاب المصلحة Steak-holders matrix )
• الأهداف المحددة: الأهداف الاستراتيجية المحددة والتي تم انشاء المشروع من أجل تحقيقها، على سبيل المثال “تقليل متوسط وقت التعامل مع قسم خدمة العملاء بنسبة 50٪”.
• الأداء السابق: الأداء السابق لتكون حاضرة وقت عرض التقرير واستذكار ما تم سابقا ليتم مقارنتها مع الأداء الحالي وقياس مدى تقليل فجوة الأداء والقرب أو البعد من تحقيق الهدف.
• الأداء الحالي: ما هو الأداء الحالي لمؤشرات الأداء الرئيسية أو الأهداف المختارة؟
• ملخص التغييرات: إلى أي مدى يختلف الأداء الحالي عن الأداء السابق والأهداف المحددة؟
• الأداء المستقبلي المتوقع: استنادا إلى الاتجاه الحالي، ما هي القيمة المتوقعة لمؤشرات الأداء الرئيسية على المدى القصير والمتوسط والطويل؟
• الخطوات التالية: يمكن أن يكون هذا أي شيء من الجلوس مع الأطراف ذات الصلة إلى وضع استراتيجية لتحديد الثغرات في التدريب وأكثر من ذلك بكثير. وبالتالي يصبح هذا الجزء هو الجزء الأول في التقرير التالي.

أنواع تقارير الأداء

تشمل الأنواع الأكثر شيوعا من تقارير الأداء ما يلي:

1. تقرير الحالة

توفر تقارير الحالة هي أبسط الأنواع وتأتي على هيئة تحديثات حول الوضع الحالي للمشروع. توضح هذه التقارير ما إذا كان قد تم الوفاء بالمواعيد النهائية والمعالم حتى الوقت الحالي دون الحاجة للحديث عن المستقبل. ودونما مقارنات كما في تقارير التباين.

إنها في شكل، “لقد أكملنا كذا وذكا ونحن على الطريق الصحيح لإكمال المشروع كما هو منصوص عليه في وثائق المشروع”.

2. تقرير مرحلي

هذه التقارير أكثر تفصيلا من تقارير الحالة. بينما تركز تقارير الحالة على نقاط التفتيش، تركز التقارير المرحلية المخطط لها على العمل المنجز للانتقال من معلم إلى معلم.

3. تقرير الاتجاه

تتبع تقارير الاتجاهات الأداء وتقارنه على مدى فترة زمنية. يمكنك توسيع نطاق التحليل لتقدير الأداء المستقبلي للمقياس أو مؤشر الأداء الرئيسي.

يمكن استخدام هذه التقارير لتسليط الضوء على النقاط الرئيسية التي تغير فيها الأداء بمرور الوقت وربما استنتاج ما تسبب في الارتفاع (أو دوامة الهبوط) في الأداء المؤسسي والوظيفي.

4. تقرير التباين Variance report

عادة ما يتم إعداد تقارير التباين في المجال المحاسبي، على الرغم من أنه يمكن توسيعها لتشمل مجالات أخرى.

وهي توضح الفرق بين الإيرادات والمصروفات المدرجة في الميزانية والأرقام الفعلية التي أبلغت عنها المنظمة في غضون فترة. حيث يتم توضيح مدى التباين بين الأداء المخطط له والمحدد بمؤشرات معينة في فترة زمنية أو حتى موعد محدد وبين الأداء الفعلي المتحقق في نفس الفترة أو حتى التاريخ المحدد

يتضمن كل بند من البنود الفرق في العدد والنسبة المئوية بين الأرقام المتوقعة والأرقام الفعلية.

يمكنك تطبيق نفس النظرية على سيناريوهات أخرى.

مثال: تقرير المبيعات خلال الربع الأول، المخطط له مليون ريال، المتحقق في نفس الربع مليون ونصف، مقدا التباين ارتفاع ٥٠٪.

مثال: تقرير خط إنتاج المصنع حتى تاريخ ٣٠ سبتمبر، المخطط له ٥ مليون عبوة والمتحقق حتى نفس التاريخ هو ٣ مليون عبوة، مقدار التباين هو تأخر بنسبة ٤٠٪

5. تقرير القيمة المكتسبة Earned value report.

تساعد تقنيات إدارة القيمة المكتسبة في تقييم تقدم المشروع بشكل شامل. وتتضمن هذه التقارير تفاصيل مثل النفقات المخطط لها، والتكلفة الفعلية للمشروع، ومقدار العمل المنجز، وتباين التكاليف، وتباين الجدول الزمني.

القيمة المكتسبة (EV) يعرف هذا أيضا باسم BCWP وهي قيمة العمل الذي يتم القيام به حسب تاريخ الحالة، ويتم قياسه بالعملة.

على سبيل المثال، إذا تم إكمال 60٪ من العمل على مهمة بعد يومين، فقد تتوقع أن تكون قد أنفقت 60٪ من إجمالي موازنة المهمة، أو 60 دولارا أمريكيا. إذا تبين أنك أنفقت 80 دولارا، يمكنك القول إنك قد تجاوز الميزانية وتخلفت عن الجدول الزمني.

تحليل القيمة المكتسبة بطريقة سهلة – دعم Microsoft

أمثلة على تقرير الأداء

تتضمن أمثلة تقارير الأداء ما يلي:

• تنشر حكومة الولاية تقريرا يفصل ميزانيتها وخدماتها التي تقدمها جميع الإدارات.
• يتلقى الموظف تقرير التقييم الفصلي الذي يوضح أنشطته مقابل خطة عمله الأصلية.
• يعد مدير المشروع تقرير حالة للمسؤولين التنفيذيين من المستوى C يفصل التكلفة، والوقت المستغرق، ومعالم المشروع المستهدفة والمتحققة.

تقارير الأداء ضرورية لوجود المنظمة أو المشروع. لديهم العديد من الفوائد، بما في ذلك المساعدة في صنع القرار، وتعزيز الشفافية والثقة، وتيسير الاتصال، وسد الفجوات الاستراتيجية، وضمان الامتثال التنظيمي.

تساعد تقارير الأداء القادة على البقاء على رأس الأهداف الاستراتيجية للمنظمة وضمان مساهمة جميع الموظفين في الأهداف. هذا يضمن وجود استخدام فعال للموارد وعدم وجود متخلفين.

يمكن أن تستغرق تقارير الأداء وقتا طويلا عند القيام بها يدويا. من أهداف المنظمة المتتالية إلى الفرق إلى جمع البيانات وتنظيف البيانات من مصادر متعددة، يمكن أن يكون استنزافا للطاقة.

لذا ينصح باستخدام الأنظمة الحلول التقنية التي تساعد في عملية إدارة الأداء.

https://www.linkedin.com/posts/%D9%85%D8%A7%D8%AC%D8%AF-%D8%A8%D9%86-%D8%B3%D8%B9%D9%88%D8%AF-%D8%A7%D9%84%D8%B9%D9%88%D8%B4%D9%86-92a7901aa_%D8%A7%D8%AC%D8%AA%D9%85%D8%A7%D8%B9%D8%A7%D8%AA-%D9%85%D8%B1%D8%A7%D8%AC%D8%B9%D8%A9-%D8%A7%D9%84%D8%A3%D8%AF%D8%A7%D8%A1-%D8%A7%D9%84%D8%AF%D9%88%D8%B1%D9%8A%D8%A9-%D8%A7%D9%84%D8%BA%D8%B1%D8%B6-%D9%85%D9%86-activity-7103650331112140801-qPSE?utm_source=share&utm_medium=member_ios

هذه المقالة تمت ترجمتها والإضافة عليها للتوضيح

للحصول على المزيد من المقالات على بريدك فور نشرها