هذة المقالة كتب إستنادا لما ورد في الفصل الثالث من دليل ممارسة: مكاتب إدارة المشاريع

لماذا يهم هذا القسم المتخصصين في مكتب إدارة المشاريع

بالنسبة لمتخصصي مكتب إدارة المشاريع، الفهم العميق لطبيعة مكتب إدارة المشاريع مهم جداً. تطوره وتنوعه ليس مجرد معرفة أكاديمية. إنه أساس حاسم للنجاح. وهذا القسم في دليل الممارسة ضروري. ذلك لأنه يوفر السياق اللازم للتنقل في المشهد المعقد والمتغير باستمرار لمكاتب إدارة المشاريع في المنظمات الحديثة.

أولا، يوفر هذا القسم سياقا تاريخيا يساعد على تقدير كيفية تحول مكاتب إدارة المشاريع من بدايتها إلى شكلها الحالي. تسمح هذه المعرفة لمتخصصي مكتب إدارة المشاريع بفهم الوظائف الأساسية التي لعبتها مكاتب إدارة المشاريع بشكل أفضل. يفهمون أيضا الأدوار التي تم تأديتها على مر العقود. كما تساعدهم على معرفة كيف تأثرت هذه الأدوار باحتياجات العمل المتغيرة والتقدم التكنولوجي.

ثانيا، يسلط الضوء على المسارات المتنوعة لتطوير مكتب إدارة المشاريع وعلى أهمية القدرة على التكيف والتخصيص. من خلال دراسة هذه الاختلافات، يمكن لمتخصصي مكتب إدارة المشاريع اكتساب رؤى. تساعد هذه الرؤى في تصميم مكاتب إدارة المشاريع لتلبية متطلبات تنظيمية وسياقات ثقافية محددة.

أخيرا، يوفر هذا القسم مستودعا غنيا للأفكار والممارسات التي يمكن للمحترفين الاستفادة منها. فهو يسلط الضوء على فوائد وقيود الأساليب المختلفة ويشجع على اتباع نهج أكثر مرونة وهجين مصمم خصيصا للاحتياجات المحددة للمنظمة. هذه المرونة هي المفتاح للحفاظ على الملاءمة والفعالية في بيئات الأعمال سريعة التغير.

تعريف مكتب إدارة المشاريع

في السنوات الأخيرة، أصبح مكتب إدارة المشاريع جانبا مهما من المنظمات الرائدة في جميع أنحاء العالم. حيث تواجه المنظمات تحديات معقدة بشكل متزايد. ولتتغير البيئة الاقتصادية العالمية بسرعة, برزت مكاتب إدارة المشاريع لضمان نجاح المشروع. فهي من تقود الاستراتيجية التنظيمية.

على مدى أربعة عقود على الأقل، كانت مكاتب إدارة المشاريع تعرف بأنها كيانات إدارية. تعمل هذه المكاتب على توحيد عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع. كما تسهل تقاسم الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات. وكان الهدف هو تعظيم العائد على استثمارات المشاريع. ومع ذلك، فقد تطور دور مكاتب إدارة المشاريع إلى ما هو أبعد من هذا التعريف الأساسي. أصبحت مكاتب إدارة المشاريع الحديثة ديناميكية وقابلة للتكيف بشكل متزايد. وهي ضرورية في مواءمة نتائج المشروع مع الأهداف التنظيمية وتعزيز الابتكار وتعزيز قيمة الأعمال.

إن أهمية مكاتب إدارة المشاريع في بيئة الأعمال اليوم هائلة. فأصبحت تعتمد المؤسسات بشكل متزايد على المشاريع لتنفيذ الإستراتيجية. فهي تدفع التغيير بفعالية. ومكاتب إدارة المشاريع تعمل كحلقة وصل حاسم بين الرؤية الاستراتيجية والتنفيذ التشغيلي. فهي تمكن من العمل على المستويات الاستراتيجية أو التكتيكية أو التشغيلية. ويصبحون شركاء لا يقدرون بثمن لعملائهم. كما يمكنها تمكين القادة من تحقيق النجاح كما سنرى لاحقا في خدمات المكتب الإستراتيجية.

ومع ذلك، من المهم ملاحظة أن مكاتب إدارة المشاريع ليست كيانات واحدة تناسب الجميع. يختلف هيكلها ووظيفتها وتركيزها بشكل كبير بناء على الاحتياجات التنظيمية وسياق الصناعة ومستويات النضج. في المشهد الشاسع لأدبيات إدارة المشاريع، يظهر مكتب إدارة المشاريع كمفهوم له تفسيرات لا تعد ولا تحصى. في حين أن هناك إجماعا على طبيعته الأساسية. يمكن أن يكون فريقا مركزياً أو قسماً مركزياً داخل المنظمة. ومع ذلك، فإن تفاصيل وظائفها ونطاقها تختلف اختلافا كبيرا. فلا يصح أن نطبق إطار مكتب في جهة حكومية على شركة بالقطاع الخاص. كما لا يصح أن نطبق مفهومًا من منظمة غير ربحية مانحة على جامعة تعليمية.

يحدث الارتباك الشائع عندما يشير الناس إلى قائد مكتب إدارة المشاريع باسم “مكتب إدارة المشاريع”. هذا غير صحيح من الناحية المفاهيمية. يكون الأمر صحيحًا فقط إذا كانوا يشيرون إلى “مسؤول إدارة المشاريع”. ومع ذلك، هذا لقب لا يستخدم بشكل شائع للمهنيين الذين يقودون مديري إدارة المشاريع. عادة ما يشار إلى هؤلاء القادة باسم المديرين أو المنسقين، اعتمادا على خصائص مكتب إدارة المشاريع. إن الإشارة إلى مكتب إدارة المشاريع كفرد واحد يقلل من تأثيره الكبير على الأداء التنظيمي. يضمن مكتب إدارة المشاريع ككيان فعالية إدارة المشاريع. ويتحقق ذلك من خلال مواءمتها مع أهداف العمل. في حين أن قائد مكتب إدارة المشاريع هو جزء واحد فقط من هذا النظام الأكبر. من الأهمية بمكان التمييز بين مكتب إدارة المشاريع ككيان تنظيمي وقائد مكتب إدارة المشاريع باعتباره الفرد الذي يدير ويقود مهامه.

تؤكد بعض التعريفات على دور مكتب إدارة المشاريع في توحيد العمليات والأساليب. ويسلط البعض الآخر الضوء على وظيفته في دعم المشاريع ومديري المشاريع. وتضع التفسيرات الأكثر استراتيجية مكتب إدارة المشاريع كلاعب رئيسي في إدارة المحافظ. في بعض الأحيان، يوصف مكتب إدارة المشاريع بأنه المركز الرئيسي لإدارة المشاريع. ومع ذلك، وهذا أقل شيوعًا. غالبا ما يتفرق مديري المشاريع عبر وحدات الأعمال المختلفة.

وسط هذا التنوع في وجهات النظر، لا يزال هناك خيط مشترك واحد. مكتب إدارة المشاريع هو دائما كيان تنظيمي رسمي. هو مخصص لإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع. ومع ذلك، يمكن أن يختلف الغرض الدقيق من المكتب ونطاقه ومسؤولياته اختلافا كبيرا من منظمة إلى أخرى.

بدلا من محاولة صياغة تعريف شامل، من الأكثر واقعية الاعتراف بهذا التنوع المتأصل. وبالتالي، نقترح تعريفا بسيطا ومرنا لمكتب إدارة المشاريع:

مكاتب إدارة المشاريع هي كيانات تنظيمية. يتم إنشاؤها عادة كإدارات أو فرق. تكون مكلفة بشكل أساسي بمركزية الأنشطة المتعلقة بإدارة المحافظ والبرامج و / أو المشاريع. يمكن أن تختلف طبيعة هذه الأنشطة وفقا للاحتياجات الفريدة لكل منظمة.

على الرغم من أن بعض الوحدات التنظيمية لا تسمى دائما مكاتب إدارة المشاريع، إلا أنها تخدم نفس الغرض. هذه الوحدات تعمل تحت أسماء مختلفة. تتوافق هذه الكيانات مع تعريف مكتب إدارة المشاريع الأساسي من خلال أداء وظائف مشتركة لمكتب إدارة المشاريع ومشاركة أهداف مماثلة. فأحيانا يمكن إعتبار بعض الإدارات الرئيسية في المنظمات هي مكتب إدارة مشاريع بحذ ذاتها و إن كانت تحمل إسم مختلف.

ولتوضيح الطبيعة متعددة الأوجه لمنظمات إدارة المشاريع، فكر في مكعب. يقدم كل جانب من جوانبه الستة مكونا واحدا من المفهوم. عند دمجها، تشكل المفاهيم الستة صورة أكمل للمكعب وما يمثله. إذا كان هناك ستة أشخاص، وكل واحد ينظر إلى جانب واحد فقط من المكعب، فكل منهم سيحظى بإدراك محدود. لن يدركوا ما يمثله المكعب الكامل. ولكن عند الجمع بين معرفتهم، فإنهم يكتسبون صورة أفضل للمكعب ككل (انظر الشكل 3-1).

يعمل هذا المثال كاستعارة مناسبة لفهم PMOs. نظرا لأن تصور كل فرد للمكعب صحيح، ولكنه غير مكتمل، فإن وجهات النظر المختلفة حول PMOs هي كذلك. تلتقط كل وجهة نظر جانبا صالحا لما يمكن أن يكون عليه مكتب إدارة المشاريع، لكن لا شيء يلخص إمكاناته الكاملة.

غالبا ما يركز محترفو مكتب إدارة المشاريع على جوانب محددة من وظائف مكتب إدارة المشاريع. ويقومون بذلك بناء على خبراتهم ومجالات خبرتهم. قد يؤكد البعض على توحيد العمليات، والبعض الآخر على دعم المشاريع، والبعض الآخر على المواءمة الاستراتيجية. في حين أن كل منظور صالح، إلا أنه لا يمثل سوى جزء من النطاق المحتمل لمكتب إدارة المشاريع.

المنظمات ليست كيانات ثابتة. لإنهم يتحركون ويتطورون وينمون ويواجهون تحديات جديدة. لذا يخاطر مكتب إدارة المشاريع الذي يظل يركز بشكل صارم على جانب واحد من وظائفه المحتملة. هذا التركيز الأحادي يمكن أن يجعله أقل فعالية بمرور الوقت.

على سبيل المثال، قد يحتاج مكتب إدارة المشاريع الذي تم إنشاؤه في البداية لفرض معايير إدارة المشاريع إلى التحول. وقد يحتاج إلى التحول نحو إدارة المحافظ. ويجب المواءمة الاستراتيجية مع نضوج المنظمة. يعد التعرف على هذه الاحتياجات المتغيرة والتكيف معها أمرا بالغ الأهمية لنجاح مكتب إدارة المشاريع.

يؤكد مثال المكعب على أهمية التعرف على وجهات النظر المتنوعة ودمجها في فهم مكاتب إدارة المشاريع. ويسلط الضوء على أن مكاتب إدارة المشاريع يمكن ويجب أن تكون مختلفة وأن تتكيف مع الاحتياجات والسياقات الخاصة لمنظمتها.

يجب أن يظل المتخصصون في مكتب إدارة المشاريع مدركين أن منظورهم الحالي ذو قيمة. ومع ذلك، هو جزء من كل أكبر وديناميكي. مع تغير السياق التنظيمي، يجب أن يتغير نهج مكتب إدارة المشاريع. وهذا يضمن استمراره في تقديم القيمة بشكل فعال ودعم الأهداف الاستراتيجية.

في جوهرها، يكمن مفتاح نجاح مكتب إدارة المشاريع في تبني هذا التنوع والحفاظ على المرونة للتكيف. وعند القيام بذلك، يمكن لمكاتب إدارة المشاريع أن تظل ذات صلة وفعالة. فهي أصول قيمة في المشهد المتغير باستمرار للمنظمات الحديثة.

وسوف نستكشف معا في هذا الدليل الطبيعة متعددة الأوجه لمكاتب إدارة المشاريع. دورها المتطور في المنظمات الحديثة؛ والممارسات الجيدة لإنشاء وتشغيل وتحسين مكاتب إدارة المشاريع الفعالة. من خلال فهم الدور الحاسم لمكاتب إدارة المشاريع في سياق الأعمال اليوم، ليمكن لمتخصصي مكتب إدارة المشاريع تحسين وضعها. وذلك يمكنهم من دفع النجاح التنظيمي. وكذلك التنقل في تعقيدات إدارة المشاريع الحديثة.